Administration And Modern Office (JAKARTA + LUAR KOTA)
DESKRIPSI PELATIHAN
Perkembangan zaman yang diikuti dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, menuntut perusahaan / organisasi untuk dapat mengikuti perkembangan yang up to date tersebut. Manajemen perkantoran merupakan kelompok aktivitas perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta aktivitas mengoperasionalkan pekerjaan perkantoran guna mencapai tujuan yang telah dicanangkan oleh perusahaan / organisasi terkait, yang mempunyai sangkutpaut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya sampai pemusnahan data atau peralatan yang sudah tidak dibutuhkan / diperlukan lagi oleh perusahaan / instansi terkait.
Dalam sistem pekerjaan perkantoran yang kompleks dan melibatkan banyak staff yang memliki fungsi dan karakteristik berbeda satu dengan lainnya, tentunya akan banyak divisi, tugas serta dokumen yang banyak pula. Oleh karenanya, manajemen kantor dituntut untuk dapat memberikan pelayanan prima, berinovasi tinggi serta efektif dan efisien dalam menjalankan tugasnya.
Pelatihan ini didesain bagi para staff terutama pada bagian administrasi untuk dapat memperdalam pemahamannya terkait dengan pengelolaan arsip secara integrasi dan efektif.
TUJUAN DAN MANFAAT PELATIHAN
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :
- Mengetahui dan Memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
- Memahami tahapan pengelolaan informasi yan dibutuhkan oleh unit lain dalam perusahaan
- Memahami tahapan dan teknik dalam pengelolaan arsip (sistim filling) dengan baik dan efektif
- Memahami fungsi Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas perusahaan
- Meningkatkan kemampuan problem solving terkait dengan administration and modern office
MATERI PELATIHAN
1. Ruang Lingkup dan Konsep Administration and Modern Office
· Konsep dan Definisi kantor dan administrasi perkantoran
· Ruang lingkup dan Konsep administrasi perkantoran Modern
· Tujuan dan Manfaat administrasi perkantoran efektif
· Karakteristik administrasi perkantoran modern
2. Manajemen Kantor
· Pengelolaan sumber daya kantor
· Azas manajemen perkantoran
· Pengaturan aktifitas kantor
· Pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor
· Struktur organisasi kantor
3. Tata Ruang & Fasilitas & Manajemen Kantor
· Definisi dan Tujuan tata ruang kantor
· Azas dan Jenis tata ruang kantor
· Fasilitas kantor
· Penyusunan tata letak fasilitas kantor dan Tata lingkungan kantor
· Prinsip 5S / 5R dalam tata ruang kantor
4. Tata Kelola Komunikasi & Korespondensi
· Definisi, ciri, fungsi, dan jenis surat
· Bagian surat
· Format dan Bahasa surat
· Tahapan penyusunan surat
· Tahapan pengurusan dan pengendalian / kontrol surat masuk dan surat keluar
5. Pelayanan Telepon
· Persiapan Menerima telepon
· Teknik Menelepon
· Mencatat pesan telepon
· Kesalahan dalam bertelepon
6. Administrasi dan Pelayanan Tamu
· Syarat penerima tamu
· Catatan identitas tamu
· Teknik Pelayanan Prima terhadap tamu
7. Dokumentasi dan Arsip
· Definisi serta Konsep arsip dan pengelolaan arsip
· Jenis arsip & Tujuan Pengelolaan Arsip
· Penggandaan dan pendistribusian arsip
· Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
· Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
· Peminjaman arsip dan Penyusutan arsip
· Hal-hal penting dalam pengelolaan arsip
8. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)
· Definisi dan Manfaat Penyusunan SOP
· Simbol-simbol SOP
· Prinsip dan teknik penyusunan SOP
9. Pengelolaan Inventarisasi
· Definisi dan Pelaksanaan inventarisasi
· Pelaksanaan inventarisasi
· Mutasi barang
· Pemberian label dan kode barang
· Penghapusan barang
10. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
· Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
· Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
· Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
· Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
11. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
· Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
· Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
· Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
· Software untuk administrasi perkantoran
· Sistem Arsip Elektronik
· Sistem Informasi Manajemen
· Manajemen basis data
· LAN, intranet, dan internet
Ketentuan lain Penyelenggaraan Pelatihan :
Pelatihan dapat diselenggarakan setiap harinya diluar jadwal diatas, apabila peserta / instansi terkait berencana mengirimkan peserta sesuai dengan minimal kuota.
JADWAL DAN INVESTASI PELATIHAN
- Yogyakarta / Cavinton Hotel | Rp. 6.300.000/peserta
- Semarang / Ibis Simpang Lima Hotel | Rp. 5.900.000/peserta
- Malang / Ibis Malang Hotel | Rp. 5.900.000/peserta
- Solo / Ibis Solo Hotel | Rp. 5.900.000/peserta
- Jakarta / Ibis Kemayoran Hotel | Rp. 7.000.000/peserta
- Surabaya / Santika Hotel | Rp. 7.000.000/peserta
- Bandung / Serella Hotel | Rp. 7.000.000/peserta
- Bali / Santika Hotel | Rp. 8.100.000/peserta
- Batam / Nagoya Plaza Hotel | Rp. 8.100.000/peserta
- Balikpapan / Ibis Hotel | Rp. 8.100.000/peserta
- Bogor/The 101 Hotel | Rp. 8.100.000/peserta
(biaya tersebut belum termasuk penginapan)
Training 2021
Alternative Tanggal :
- Januari 5-6 | 12-13 | 19-20 | 26-27
- Februari 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24
- Maret 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 30-31
- April 6-7 | 13-14 | 20-21 | 27-28
- Mei 4-5 | 11-12 | 18-19 | 24-25
- Juni 2-3 | 8-9 | 15-16 |22-23 | 29-30
- Juli 6-7 | 13-14 | 21-22 | 27-28
- Agustus 3-4 | 11-12 | 18-19 | 24-25 | 31-1 September
- September 7-8 | 14-15 | 21-22 | 28-29
- Oktober 5-6 | 12-13 | 20-21 | 26-27
- November 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 30-1 Desember
- Desember 7-8 | 14-15 | 21-22 | 28-29
(peserta dapat memilih tanggal & lokasi alternatif diatas sesuai dengan yang diperlukan | apabila dari alternatif tanggal yang diberikan tidak sesuai, peserta dapat me-request tanggal sesuai dengan yang diperlukan)
FASILITAS PELATIHAN
- Sertifikat Pelatihan (Certificate)
- Expert Instructure
- Meeting Room Hotel dengan Lunch dan 2 kali Coffe Break
- Exclusive Training kits dan Backpacks
- Modul Pelatihan Hard dan Softcopy
- USB Flashdisk
- Foto Group Soft & Hard Copy
- Souvenir
- Transportasi selama Pelatihan (bandara dan Penginapan Ke Lokasi Pelatihan).
METODE PELATIHAN
- Presentasi
- Diskusi dan Tanya Jawab
- Studi kasus
- Brainstorming
- Praktek
